Honlap-specifikáció: lehúzás, vagy tényleg annyira fontos?

Írta: Tóth Zoltán|Publikálva: 2023. február 10.

A specifikáció részletezést, leírást, felsorolást jelent. Találkozol vele, amikor megnézed egy okostelefon műszaki leírását, vagy amikor új autót vásárolsz. Szóval nem egy újkeletű dolog. Mégis, még mindig sokan csak lehúzásnak, egy újabb felesleges tételnek tartják, amivel csak pénzt próbálnak kiemelni a megbízók zsebéből. Vajon tényleg így van? Ez tényleg plusz kiadásnak számít, vagy egy olyan eszközről van szó, ami valójában a pénztárcádra vigyáz? Jómagam az utóbbit jelölném meg helyes válaszként, ám írásom elég álszenteskedőnek tűnne, ha nem említeném meg, hogy egy ilyen leírás minket, weboldalkészítőket is óv. Lássuk a részleteket!

Mi az a honlap-specifikáció?

Nos, a válaszom elég rövid: egy dokumentum, ami pontos iránymutatást ad arra vonatkozólag, hogy az átadott termék milyen szempontoknak kell megfeleljen. Részletekbe menőleg magába foglalja a weboldal funkcióit, azok működését. De, hogy miért kell erről írni egy külön dokumentumot, vagy hogy miért kell időt és pénzt fektetned egy leírásba, amit te magad is meg tudsz írni, már olyan kérdések, amit kicsit tovább kell boncolgassunk.

Kinek van szüksége rá?

Nem szeretek általánosságban fogalmazni, de erről pont elmondható, hogy mindenkinek szüksége van rá, aki új honlapot szeretne, illetve mindenkinek aki weboldalt készít.
Ha fontos számodra, hogy

• a végén elégedett légy az eredménnyel,
• vagy, hogy pontosan mennyit kell fizetned a végén,
• vagy, hogy ne vesztegesd az idődet,
• és hogy ne idegtépő legyen a munkafolyamat,

akkor neked mindenképpen szükséged lesz egy specifikációra. Viszont a gond inkább ott szokott kezdődni, hogy valamelyik fél megpróbálja lespórolni a munkafolyamatnak ezt a részét, vagy nem is tud róla, hogy erre szükség lenne, ami pedig később egyenes utat jelent a félreértésekhez.

Miért van szükség rá?

Hogy elkerüljük a félreértéseket. Legalábbis, amennyire csak lehetséges. Hatalmas szerepet tölt be az árajánlatok bekérésénél, nélküle egyszerűen nem megoldható a projektek megfelelő beárazása és a határidők kitűzése. Ugyanis a honlap-specifikáció alapján tudja felbecsülni a webes csapat is, hogy pontosan mire vállalkozik. Hivatkozási alapot képez a szerződéskötésnél. Ez alapján kerül megtervezésre, majd lefejlesztésre a weboldal. Megvalósításra került minden funkció? Minden úgy működik, ahogy megbeszéltük? Az írásban rögzített igények alapján fogod tudni számon kérni a végeredményt. Nélküle jönnek majd az “én nem úgy gondoltam” vagy “azt hittem, hogy” mondatok mindkét fél részéről.

Számtalan módon félrecsúszhat az egész munkafolyamat, nézzünk rá pár példát.

Először a te szemszögedből

Ha nem megfelelő a specifikáció akkor vagy a másik oldalon döntenek úgy, hogy magasabb árat adnak, hogy mindenképpen megérje számukra a projekt kivitelezése (szóval többet fizetsz), vagy időközönként jelezni fogják, hogy mennyivel lesz több a végösszeg, mint amennyivel a szerződés aláírásánál számoltál.

A mi szemszögünkből

Pénzégetést nem vállalunk. Egy felületesen átgondolt leírás alapján bele se kezdünk a weboldal tervezésébe, nehogy te, mi, vagy esetleg mindketten rosszul járjunk. Mert ugyebár mi is rengeteg módon megszívhatjuk, ha nincs egy ilyen útmutató a kezünkben. Csak hogy egyet említsek: egy hiányos útmutató alapján hamar dilemmába ütköznénk, hogy kinek az érdekei érvényesüljenek. Teljesítsük az ügyfél minden újonnan felmerülő igényét úgy, hogy nekünk már nem éri meg a projekt, vagy csűrjük-csavarjuk úgy a dolgokat, hogy nekünk is megérje, nem törődve azzal, hogy így meg a projektből nem hozzuk ki a legtöbbet? Ott van még az is, hogy emeljük a végösszeget, de mindamellett, hogy nekünk nagyon kényelmes lenne a folyamatos pénzáramlás, te nem tudnál előre kalkulálni és a projektre nézve sem lenne hatékony.

Nagyon fontos számunkra az ügyfél-elégedettség, de legalább olyan fontos az is, hogy mi se égessük meg magunkat. Ha kölcsönös elégedettséget akarunk elérni, akkor szakemberként nem csak a saját, hanem sokszor az ügyfeleink oldalát is képviseljük, ezért nem megengedhető, hogy specifikáció nélkül lássunk neki a weblapkészítésnek.

Az jó, ha megírom önállóan?

Részünkről hibátlan forgatókönyv lenne, ha az ügyfelek minden esetben kész specifikációkkal érkeznének hozzánk, ám ez nem így szokott menni. És itt nem azzal van probléma, hogy az emberek ne tudnák megfogalmazni az elképzeléseiket, sőt! Általában le tudnak festeni egy határozott képet álmaik weboldaláról. Viszont, sok esetben nem tudják szakmai fejjel átgondolni a leírtakat. Ezzel a világon semmi gond nincs. Mi is azon kevesek közé tartozunk, akik nem értenek mindenhez, szóval megértjük. Viszont így nem merül fel bennük az a rengeteg kérdés, amit mi már akkor látunk, amikor megkapjuk az ügyfél által összeírt víziókat. Ezek a kérdések és a rájuk adott válaszok nagyban befolyásolják a munka mennyiségét, irányát, és magát az árajánlatot is. Továbbá még ott van az is, hogy nagyon sok esetben nem elég specifikusak az ügyfelek által írt leírások. “A honlapon majd szükség lesz egy időpontfoglaló modulra is.” Egy ilyen mondat rengeteg kérdést felvethet. Például egy napra hány időpont foglalható? Vagy mekkora időintervallumot kell lefedjen egyetlen foglalás? Két foglalás között mennyi időnek kell eltelnie? És így tovább.

Szóval javasoljuk, hogy mindenképpen gondold át alaposan, hogy mire van szükséged, majd írd le. De arra még ne feltétlenül tekints specifikációként. Fontos, hogy oszd meg a szakmai oldallal minél előbb.

Mennyi idő a megírása?

Függ a weboldal komplexitásától is. Minél összetettebb, annál több kérdésünk lesz. Mindezt együtt gondoljuk át, aztán végül írásban is rögzítjük. A specifikációt pedig akkor minősítjük befejezettnek, amikor nekünk már nem lesz több kérdésünk, te meg úgy látod, hogy a leírtak harmonizálnak az igényeiddel. Előre nem lehet megmondani, hogy mennyi ideig fog tartani, mindketten kellünk hozzá. Ha nem tűnsz el napokra, hetekre, akkor gyorsan fogunk haladni. Ideális esetben megvan néhány nap alatt, de ha egy bonyolult rendszerről van szó, vagy sok ember kell rábólintson, akkor hetekig is eltarthat. De ez ne ijesszen meg, előbb egyeztessünk!

Kell érte fizetni?

Igen. A specifikáció megírása után egyáltalán nem biztos, hogy mi fogjuk elvégezni a feladatot. Akár másnak is megmutathatod, aki megcsinálja olcsóbban. Viszont, az egyeztetések során értékes szempontokat, ötleteket, javaslatokat fogunk bedobni, plusz az időnk is megy vele. Hogy mindez mennyibe kerül? Dobj egy e-mailt az elképzeléseidről és abból már látni fogjuk, hogy mennyibe kerül a megírás.

Mikor érdemes megírni?

Mindenképpen a projekt elején, hisz, ahogy feljebb írtam, a specifikációból kiindulva adnak sokan árajánlatot, ami az egyik legfontosabb szempont lesz a megfelelő csapat kiválasztásánál.

Mitől jó egy specifikáció?

Fel van benne sorolva, hogy az érintett vállalkozás milyen célokat akar elérni a honlapjával, tartalmaznia kell a feladatokat, amikre megoldást kell nyújtson a weboldal, illetve mindenképpen benne kell legyen egy részletes leírás a működésről, felépítésről, amik segítenek elérni a felsorolt célokat. Fel kell legyenek benne sorolva a honlap menüpontjai, a funkciók és azok részletes bemutatása. Például egy üzenetküldő űrlap esetén le kell legyen benne írva, hogy milyen adatokat kell megadjon a felhasználó ahhoz, hogy elküldhesse az üzenetet, mi történik akkor, ha nem fogadja el küldés előtt az adatkezelési tájékoztatót, ki vagy kik kapják meg az elküldött üzenetet, és így tovább. Egy jó specifikáció ismerteti az olvasóval, hogy az ügyfél mely menüpontok tartalmát tudja majd szerkeszteni a saját adminisztrációs felületén keresztül és melyeket nem. Illetve kell tartalmazzon némi technikai leírást is, mely szól a programozási nyelvről, adatbázisról, stb.

Mi még hozzáöntünk néhány plusz összetevőt is, amitől mindenki, mindkét oldalon tudja, hogy kinek, mikor, mi a dolga.
Nem írunk bele meggondolatlanul, alaptalanul. Kerülni kell a szubjektív megfogalmazásokat, mint például, hogy a “weboldal legyen modern, szép, esztétikus”. Ezek nem számonkérhető igények, mert mindenkinek mást és mást jelenthetnek.

Dönts!

A leírtakban igyekeztem egy átfogó, részletes képet adni a honlap-specifikáció fontosságáról. Végigolvasva eldöntheted, hogy szerinted is tényleg lehúzás, felesleges, vagy valóban egy fontos eszközről van szó? Én továbbra is állítom, hogy kihagyhatatlan. Nélküle csak -tól -ig árakat lehet mondani, ami nem kiszámítható, a szórás pedig nagyban függ a projekt komplexitásától, illetve te sem tudod számonkérni azt, ami nem lett írásban rögzítve, a végén pedig jönnek a félreértések és konfliktusok. Kerüljük el! Pénzt, időt és agysejteket takarítasz meg vele.

Neked mi a véleményed a leírtakról? Hiányolsz valamit belőle? Esetleg nem értesz velem egyet? Írd meg, nagyon érdekel a véleményed!

Tetszett ez a cikk? Ha nem szeretnél lemaradni a legfrissebb blogbejegyzéseinkről, akkor iratkozz fel hírlevelünkre!

További blogbejegyzéseink